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Comment enregistrer une facture d’achat ?

Comment enregistrer une facture d’achat ?

Le journal des achats est le document comptable qui enregistre toutes les écritures d’achat dans la comptabilité de l’entreprise. Ces entrées doivent apparaître chronologiquement et continuellement.

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La plupart des logiciels comptables réorganisent votre saisie pour commander vos entrées dans le bon ordre dans les journaux d’achat.

Que compter dans le journal des achats ?

Les principales transactions saisies dans un journal des achats sont les suivantes :

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  • Achats de marchandises
  • Achats de matières premières
  • Frais généraux d’entreprise

Qu’ est-ce que les frais généraux ?

Ces frais généraux comprennent tout ce qui est ajouté aux coûts de fabrication, sauf pour les matières premières, les salaires et les dépenses de personnel.

Ainsi, nous pouvons trouver, comptabilisés en tant que frais Comptes généraux, les comptes de charges suivants :

  • Frais comptables (compte 622600)
  • frais de téléphone (626000)
  • loyers (613200)
  • frais de transport (624100)

Quelle est la forme de un journal d’achat ?

Le journal des achats est un journal comptable dédié aux achats de l’entreprise.

Il est composé de plusieurs colonnes. Selon votre logiciel comptable, vous pouvez trouver des colonnes pour la comptabilité analytique, commentaires…

Cependant, quel que soit le logiciel que vous utilisez, vous aurez au moins les colonnes suivantes :

  • « Date  » pour indiquer la date de la facture
  • « Numéro de compte  » pour entrer les comptes de dépenses (comptes 6XXXXX), compte TVA déductible (compte 44566X), compte fournisseur (compte 401XXX)
  • « Nombre de pièce » pour les numéros de facture
  • « Étiquette  » pour entrer le libellé du compte ou les détails de la facture d’achat
  • « Débit  » pour les montants débiteurs
  • « Crédit  » pour les montants au crédit

Quels comptes de dépenses sont utilisés ?

Il existe plusieurs comptes de dépenses. Ils sont énumérés dans la Plan comptable (C.C.G.).

Pour vous faire gagner du temps, voici quelques comptes d’achat que vous y trouverez :

  • 601000 Achats entreposés – matières premières
  • 602000 Achats stockés — Autres fournitures
  • 604000 Achat d’études et de services
  • 606000 Achats de matériel et fournitures non entreposés
  • 607000 Achats de biens

Que faire si je veux plus de détails dans ma comptabilité ?

Ce que vous devez savoir est que ces comptes d’achat sont divisés afin de détailler les différents « éléments » présents dans votre comptabilité (et compte de résultat).

Plus vous utilisez des comptes détaillés, plus vous aurez de l’information exacte pour analyser vos dépenses d’entreprise et les comparer d’une année à l’autre.

Certains comptables n’hésitent pas à créer des comptes spécifiques afin d’analyser plus en détail la comptabilité qu’ils entrent. La création de ces subdivisions est gratuite tant que vous maintenez la logique organisationnelle fournie pour dans le Plan comptable général.

Par exemple, au lieu de saisir les fournitures de bureau dans le compte 606000 (compte valide pour tous les achats non stockés de matières premières), vous pouvez utiliser la subdivision 606400 pour les fournitures administratives ou créer un compte 606410 pour les achats de papier.

Comment enregistrer un achat dans le journal ?

Prenons un exemple : le 13 juillet, vous recevez une facture d’achat de votre fournisseur de marchandises, la société FRESH PRODUCTS.

Cette facture comprend, entre autres, les éléments suivants :

  • Date : 13/07/2017,
  • le montant excl. TVA : 50 €uros,
  • le montant de la TVA (à 20%) : 10 €uros,
  • le montant TTC : 60 €uros.

Pour saisir cette facture, vous devrez passer les entrées :

Date Compte Étiquette Flux Crédit
13/07/2017 607000 Marchandises 50,00
13/07/2017 445660 TVA déductible 10.00
13/07/2017 401PRO Fournisseur PRODUITS FRAIS 60,00

Les journaux sont-ils toujours obligatoires ?

Pour certaines professions, le carnet d’achats n’est pas obligatoire. Il existe principalement 4 types d’entreprises qui peuvent être exemptées de tenir des registres d’achats :

  1. professions libérales exerçant dans l’entreprise individuelle
  2. certaines entreprises autonomes,
  3. certaines sociétés civiles,
  4. associations.

Professions libérales exerçant en entreprise individuelle

Les professions libérales exerçant sous la forme d’une entreprise individuelle ne sont pas tenues de consigner leurs achats dans un journal d’achats. En effet, ils tiennent des comptes en espèces. Cette comptabilité extrêmement simplifiée consiste à comptabiliser les dépenses au moment du règlement. Le même principe s’applique aux recettes (enregistrées au moment de la réception).

Rappelons cependant que pour les professions professionnelles de la société, le journal des achats est obligatoire. En effet, dans ce cas, ces sociétés doivent tenir des comptes dits « d’engagement » (c’est-à-dire qu’elles enregistreront leurs revenus et dépenses à la date de facturation).

Quelques auto-entreprises

On croit souvent que la tenue d’un journal d’achats ne concerne pas les auto-entrepreneurs. C’est généralement le cas : la plupart des entreprises autonomes n’ont pas à tenir un registre des achats.

Toutefois, lorsque leurs activités consistent principalement à vendre des fournitures ou des produits destinés à être consommés localement ou à emporter, des biens non transformés ou des services hôteliers, ces entreprises devront tenir un registre des achats.

Certaines sociétés civiles

Sociétés civiles non assujetties à l’impôt sur les sociétés (IS), ou Industriel et Commercial Les bénéfices (BIC) ne sont pas tenus de tenir un registre des achats.

Parmi ces entreprises, nous pouvons mentionner : Sociétés Civiles Professionnelles (SCP), Sociétés Civiles Immobilières (SCI) ou Sociétés Civiles Moyennes (SCM).

Associations

Dans les associations de « petite taille » comptabilité peut être tenue sous la forme de comptabilité de trésorerie (sans journaux d’achat et de vente).

Plus la taille de l’association est grande et plus le traitement des transactions sous forme de comptabilité d’engagement est souhaitable…

Comment les achats sont-ils comptés dans ce cas ?

S’ il n’y a aucune obligation de tenir un registre des achats (voir cas ci-dessus), les achats sont effectués directement, dans le carnet de caisse à la date du paiement.

Prenons un exemple. Vous n’avez pas l’obligation de tenir un registre des achats et vous recevez la facture suivante de votre comptable MONACCOUNTANT :

  • Date : 13/07/2017
  • le montant excl. TVA : 100€
  • le montant de la TVA (à 20%) : 20€
  • le montant TVA incl. : 120€

Vous payez, par chèque, ladite facture le 20/07/2017.

Dans ce cas, vous devrez passer, directement dans votre journal bancaire, l’écriture suivante :

Date Compte Étiquette Flux Crédit
20/07/2017 622600 Frais 100,00
20/07/2017 445660 TVA déductible 20.00
20/07/2017 512000 Banque 120,00

Quelles sont les autres revues comptables ?

Conformément à l’article 912-2 du Code de procédure pénale, une entreprise peut créer autant de grumes auxiliaires que nécessaire. Par conséquent, bien qu’une entreprise puisse organiser sa comptabilité de la manière qui lui convient le mieux, les revues comptables suivantes sont les plus couramment utilisées :

  • Le journal des ventes
  • Journaux de
  • Le journal des opérations diverses

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