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Pourquoi et comment intégrer un nouveau collaborateur ?

Pourquoi et comment intégrer un nouveau collaborateur ?

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Le recrutement est toujours positif pour l’entreprise. Mais comment se préparer correctement à l’intégration d’un nouvel employé ? Petites ou grandes entreprises, nous sommes tous confrontés à ce problème. Comment automatiser les meilleures pratiques ?

L’ intégration des employés : une étape importante

Pour toutes les entreprises, l’arrivée et l’intégration d’un employé est toujours une étape importante et implique un grand investissement. Il commence à partir de la phase de recrutement afin de trouver le profil idéal et se poursuit tout au long de la phase d’intégration.

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« Pierre vient d’arriver dans une entreprise agroalimentaire, filiale d’un grand groupe français. Elle intègre une équipe de R&D sur un site de production qui emploie environ 100 employés. Mais dès le premier jour, Pierre se sentait mal. »

Mais pour beaucoup de collaborateurs récemment arrivés, « l’intégration » est souvent négligée . Une étude réalisée par l’Observatoire HRIS indique que 20% des nouveaux arrivants d’une entreprise veulent le quitter dès le premier jour.La la faute est généralement un manque d’organisation et des responsabilités mal définies à l’interne : est-ce qu’un bureau est disponible ? Son ordinateur a été installé ? Qui est chargé de présenter le nouveau venu aux différentes équipes ?

« Après quelques jours passés dans l’entreprise et malgré la fourniture d’un (ancien) livret de bienvenue, Pierre ne parvient pas à identifier les rôles de l’autre. Le département RH lui demande également de fournir et de compléter rapidement les documents administratifs manquants afin qu’ils puissent bénéficier de l’activité mutuelle. » L’ intégration réussie d’un employé exige le succès d’une série d’étapes couvrant toute la durée. Les bénéfices d’une intégration réussie sont multiples pour l’entreprise.

Cependant, il faudra plusieurs semaines pour transmettre la culture d’entreprise, les procédures internes et les différentes « strates » qui structurent l’entreprise. En effet, en revenant dès le premier jour une bonne image de l’entreprise, avec un bon accueil, permet de montrer l’intérêt que l’on porte à la employé et d’améliorer son bien-être. Une bonne intégration est une source de motivation pour l’employé et lui permet de les retenir, mais aussi de s’adapter rapidement pour être opérationnel rapidement.

Une intégration échouée, quant à elle, affecte l’ambiance quotidienne au sein des équipes et un recrutement qui devrait être bénéfique devient contre-productif .

Préparation facilitée : le processus d’intégration

« La mauvaise intégration de Pierre a permis à la société de se questionner et de revoir ses méthodes. Il a décidé d’utiliser l’approche par processus pour définir et représenter son processus d’intégration idéal. Afin de garantir le respect du processus et de simplifier son fonctionnement quotidien, l’entreprise a mis en place une solution de gestion des processus BPM. »

La mise en œuvre d’une solution BPM (Business Process Management) vous permet de représenter graphiquement les étapes du processus d’intégration, de définir qui fait quoi et quelles informations à être transmis pour chaque étape afin de les atteindre. Le processus modélisé peut alors s’exécuter automatiquement. À la manière d’un « Todolist », les différents acteurs sont alors informés de l’arrivée des tâches à effectuer et peuvent simplement les finaliser. Les étapes du processus suivent alors automatiquement l’ordre du processus initialement modélisé.

Cette nouvelle opération permet de structurer et d’organiser clairement l’intégration de l’employé mais aussi de ne plus perdre de temps dans la préparation et la mise en œuvre des différentes étapes. Une première étape vers la modernisation des processus des RH.

Télécharger le diagramme de processus et l’étude complète

Cette étude de cas est un exemple mis en place au sein d’une organisation spécifique, elle ne reflète pas nécessairement tous vos problèmes et procédures.

L’arrivée d’un nouvel employé est également une source d’échanges importants entre les services de l’entreprise : département RH, département informatique, service technique, comptabilité… En outre, selon la nature du recrutement, le processus et les échanges peuvent différer. Le processus adapte ensuite son fonctionnement à la situation, car un développeur informatique n’aura pas les mêmes besoins à son arrivée qu’un technicien ou un représentant commercial.

« Pour l’arrivée de Pierre, le département RH aura désormais un formulaire simple à remplir. Automatiquement et avec les informations stockées dans ce formulaire en ligne, les documents administratifs sont pré-remplis et un courriel personnalisé est également envoyé automatiquement à tous les employés pour les informer de l’arrivée prochaine de leur futur collègue. »

Ce processus transmet automatiquement les informations correctes aux services concernés à l’aide d’un formulaire unique, rempli au début du processus. Ces données initiales peuvent être complétées ou modifiées à chaque étape au fur et à mesure que le processus progresse, en évitant les doubles emplois, les charges administratives et l’oubli.

Par exemple

 :

  • Le service informatique est responsable de la création d’un accès informatique (identifiant et mot de passe) pour les différents systèmes d’information utilisés par l’entreprise.
  • Le manager prépare l’accueil du nouveau venu en fonction des données reçues (affectation du nouveau venu, ses compétences, son temps de travail, son équipe, etc…)

automatisation des échanges grâce à la solution de gestion des processus facilite les étapes de préparation en transmettant les bonnes informations au bon moment L’ à chaque employé. Il n’est jamais facile pour un nouveau venu de se retrouver dans un nouvel environnement, il est donc important de s’assurer qu’il se sent accompagné et qu’il soit conscient de ses missions initiales.

Découvrez tous les avantages de la mise en œuvre d’un processus d’intégration automatisé et toutes ses étapes détaillées en téléchargeant l’étude de cas complète .

L’ humain au cœur du processus

En s’adaptant au réel ou désiré fonctionnement de l’entreprise, le processus d’intégration permet d’organiser, structurer et simplifier le parcours d’intégration du nouvel employé. L’objectif est de mettre les relations humaines au cœur de cetévénementet de veiller à ce que le côté « matériel » ne soit pas une source de conflit.Pour assurer, dès le premier jour, le bien-être du nouvel employé, il est important de planifier et de préparer à l’avance toutes les étapes et les tâches nécessaires au cours de son intégration.Découvrez les détails du processus d’intégration Pierre mis en œuvre dans l’étude de cas téléchargeable.

Télécharger l’étude de cas

Visualisez graphiquement le processus d’accueil d’un nouveau venu dans l’entreprise et découvrez comment Iterop BPM optimise son processus d’intégration.

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