Comment répondre au telephone à l’accueil ?

Combien de fois avez-vous appelé le service à la clientèle et avez été accueilli par un télélancer qui semblait de mauvaise humeur ? Ça arrive trop souvent…

Répondre au téléphone toute la journée, ne signifie pas que cela doit être ennuyeux.

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Un bon comportement est un peu d’enthousiasme et d’écoute pour donner à votre entreprise un look professionnel et fiable !

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Ces 9 conseils vous aideront à faire de chaque central téléphonique une expérience de service à la clientèle de qualité !

1 Utilisez le vocabulaire de réponse correct.

La bonne chaîne de mots commencera une conversation sur une bonne base.

• Commencez par bonjour, bonjour, etc.
• Merci au client d’avoir appelé votre entreprise.
• Donnez votre nom.
• Demandez comment vous pouvez les aider aujourd’hui.
• Soyez amical, enthousiaste.
• Agissez comme si vous aimez vraiment votre travail !

2 Soyez énergique sur le téléphone

Vous avez l’impression d’avoir eu assez de café pour rester éveillé, même si c’est seulement 7 dans la matin.

Vous avez hâte de vous aider à résoudre le problème de vos clients. Même s’ils sont agressifs et de mauvaise foi.

Un ton énergique rendra l’échange et la réception téléphonique positifs.

3 Soyez positif à la fin du fil

Être positif signifie assurer à l’appelant que vous travaillerez pour résoudre son problème le plus rapidement possible, ou si vous ne pouvez pas, alors vous trouverez quelqu’un qui le peut.

Concrètement, vous pouvez dire : « Je suis désolé que vous rencontrez des difficultés, mais nous ferons de notre mieux pour vous aider, vous répondre dès que possible.

 »

4 Ne poursuivez pas la conversation avant d’obtenir une réponse.

Si vous posez une question, attendez la réponse. Ne parlez pas à un client. Non seulement c’est grossier, mais vous risquez de manquer quelque chose d’important. Ensuite, l’appelant doit se répéter et les choses prennent plus de temps qu’elles ne le devraient. Alors n’oubliez pas d’attendre une réponse.

5 Ne soyez pas distrait

Le l’appelant le saura. Dès que vous prenez le téléphone, il vous suffit de vous concentrer sur le client, ses besoins et la façon dont vous y répondrez.

Soyez attentive.Soyez utile.

Traitez cet appelant de la même façon que vous aimeriez être traité.

6 Vérifiez votre tonalité vocale

Avez-vous déjà accepté quand vous répondez au téléphone ?

Êtes-vous positif et énergique ? Si vous ne pensez pas que vous n’avez pas l’air dynamique, le client l’entendra.

Pour pratiquer, demandez à un collègue de vous appeler et demandez-lui de commenter votre style de réponse et votre ton .

7 Demandez toujours à l’appelant s’il accepte de la mettre en attente.

Lorsque vous répondez au téléphone , ne laissez pas la personne en attente. Fournissez aux appelants en attente des rapports d’avancement toutes les 30 à 45 secondes.

Donnez-leur des choix si possible, par exemple, « Cette ligne est toujours occupée. Voulez-vous continuer à attendre ou voulez-vous que je demande à M. ou Mme de vous rappeler ?

 »

8 N’utilisez pas de haut-parleur téléphone à moins qu’il soit absolument nécessaire.

Les haut-parleurs du téléphone donnent à l’appelant l’impression que vous n’êtes pas entièrement concentré sur son appel et lui font croire que son appel n’est pas privé. Le seul moment pour utiliser un haut-parleur est lorsque vous avez besoin de plus d’une personne pour prendre part à la conversation.

Demandez à l’appelant si vous pouvez le mettre sur le haut-parleur avant de le faire.

9 Terminez l’appel correctement

Laissez le client prendre l’initiative de mettre fin à l’appel. Cependant, vous pouvez discrètement en dire un ou deux pour suggérer de mettre fin à l’appel quand il est évident qu’il n’y a plus rien à dire. Par exemple, « Avez-vous une autre question pour moi, M. Dupont ? Ou « Êtes-vous satisfait des réponses que j’ai fournies ? Si le client est prêt à arrêter l’appel, assurez-vous de le remercier de l’avoir appelé avant de le faire. Vous pouvez dire, « Merci, M. Dupont, d’avoir appelé la formation téléphonique. »

Surtout, gardez à l’esprit que la personne à l’autre extrémité de la ligne est un être humain et que cela dépend de vous pour l’aide. Si vous ne commencez pas la conversation téléphonique professionnellement , l’échange peut être de mauvaise qualité et l’expérience client enespoilé !