Le journal des achats, c’est la mémoire vive des dépenses d’une entreprise. Chaque mouvement d’argent lié à un achat y est inscrit, dans l’ordre et sans interruption.
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Les outils comptables modernes font le tri pour vous : ils classent automatiquement vos écritures pour que tout soit à sa place, au bon moment, dans le journal des achats.
Que retrouve-t-on dans le journal des achats ?
Ce journal rassemble plusieurs types d’opérations :
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- Achats de marchandises
- Achats de matières premières
- Dépenses liées au fonctionnement de l’entreprise
Précision sur les frais généraux
Les frais généraux couvrent toutes les charges qui ne relèvent ni des matières premières, ni des salaires ou du personnel.
Dans la pratique, cela regroupe notamment ces comptes de charges :
- Frais comptables (compte 622600)
- Frais de téléphone (626000)
- Loyers (613200)
- Frais de transport (624100)
- …
À quoi ressemble un journal d’achat ?
Ce registre est dédié exclusivement aux achats de l’entreprise.
Il s’organise autour de plusieurs colonnes. Selon l’outil utilisé, vous pourrez retrouver des colonnes supplémentaires pour l’analytique ou des commentaires.
Mais au minimum, on retrouve systématiquement :
- Date : correspond à la date figurant sur la facture
- Numéro de compte : pour renseigner les comptes de charges (6XXXXX), la TVA déductible (44566X), et le ou les comptes fournisseurs (401XXX)
- Numéro de pièce : pour inscrire le numéro de la facture
- Libellé : pour détailler le compte concerné ou préciser la facture d’achat
- Débit : pour les montants à débiter
- Crédit : pour les montants à créditer
Quels comptes de charges utiliser ?
Le Plan Comptable Général propose une large palette de comptes de charges. C’est lui qui structure la saisie.
Voici un aperçu des comptes les plus courants utilisés pour les achats :
- 601000 Achats stockés, matières premières
- 602000 Achats stockés, autres approvisionnements
- 604000 Achats d’études et de prestations de services
- 606000 Achats non stockés de matériel et fournitures
- 607000 Achats de marchandises
- …
Pour aller plus loin dans l’analyse des dépenses
Ces comptes d’achats peuvent se subdiviser pour affiner le suivi de chaque dépense et faciliter les comparaisons d’une année sur l’autre.
Certains professionnels créent même des comptes personnalisés pour obtenir une vision détaillée, tant que la logique du Plan Comptable Général est respectée.
Par exemple, au lieu d’enregistrer les fournitures de bureau dans le compte 606000 (fourre-tout des achats non stockés), il est possible d’utiliser 606400 pour les fournitures administratives, ou 606410 pour les achats de papier. Ce découpage offre une analyse plus fine, sans coût supplémentaire.
Comment saisir concrètement un achat ?
Imaginons : le 13 juillet, l’entreprise reçoit une facture de son fournisseur FRESH PRODUCTS.
La facture affiche :
- Date : 13/07/2017
- Montant hors taxe : 50 €
- TVA (20%) : 10 €
- Montant TTC : 60 €
L’écriture à enregistrer dans le journal se présente ainsi :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 13/07/2017 | 607000 | Marchandises | 50,00 | |
| 13/07/2017 | 445660 | TVA déductible | 10,00 | |
| 13/07/2017 | 401PRO | Fournisseur PRODUITS FRAIS | 60,00 |
Le journal des achats : une obligation pour tous ?
Dans certains cas, tenir un journal des achats n’est pas demandé. Quatre catégories d’entités peuvent s’en passer :
- Professions libérales en entreprise individuelle
- Certaines micro-entreprises
- Sociétés civiles spécifiques
- Associations
Professions libérales en entreprise individuelle
Pour ces professions, la comptabilité se limite aux mouvements de trésorerie. Les dépenses sont comptabilisées à la date du paiement, et non de la facture. Les recettes suivent la même règle.
En revanche, dès lors que la profession libérale opère sous forme de société, la tenue d’un journal des achats devient impérative. Ici, la comptabilité d’engagement s’applique : enregistrement à la date de facturation, pas au règlement.
Micro-entreprises : attention aux exceptions
Beaucoup pensent que les micro-entreprises (auto-entreprises) sont dispensées de ce journal. C’est vrai dans la plupart des cas. Cependant, si l’activité implique la vente de denrées à consommer sur place ou à emporter, ou de biens non transformés, ou encore de prestations hôtelières, il faudra tenir ce registre.
Sociétés civiles
Les sociétés civiles qui ne relèvent ni de l’impôt sur les sociétés ni des bénéfices industriels et commerciaux ne sont pas concernées par cette obligation. Sont notamment visées : Sociétés Civiles Professionnelles (SCP), Sociétés Civiles Immobilières (SCI), Sociétés Civiles de Moyens (SCM).
Associations
Pour les associations de petite taille, la comptabilité de trésorerie suffit : pas de journal des achats ni de ventes. Mais plus l’association prend de l’ampleur, plus la gestion via la comptabilité d’engagement devient pertinente…
Comment comptabiliser les achats dans ce cas ?
Si l’obligation de journal des achats ne s’applique pas, les dépenses sont enregistrées dans le journal de banque, à la date du paiement.
Illustration : vous êtes dispensé de journal d’achats et vous recevez, le 13 juillet, une facture de votre expert-comptable MONACCOUNTANT :
- Date : 13/07/2017
- Montant hors taxe : 100 €
- TVA (20%) : 20 €
- Montant TTC : 120 €
Vous réglez cette facture par chèque le 20 juillet. L’écriture à enregistrer devient :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 20/07/2017 | 622600 | Frais | 100,00 | |
| 20/07/2017 | 445660 | TVA déductible | 20,00 | |
| 20/07/2017 | 512000 | Banque | 120,00 |
Zoom sur les autres types de journaux comptables
La législation (article 912-2 du Code de procédure pénale) autorise chaque entreprise à créer les journaux auxiliaires dont elle a besoin. En pratique, voici les principaux journaux fréquemment utilisés :
- Journal des ventes
- Journal de banque
- Journal des opérations diverses
La comptabilité, loin d’être une suite de cases à remplir, dessine le vrai visage de l’activité. Un journal d’achats tenu avec rigueur, c’est un tableau de bord qui éclaire chaque décision, et qui peut, un jour, faire la différence entre maîtrise et surprise.
