On reçoit un mail d’invitation DeskRH, on clique, et rien ne se passe. Ou bien on accède à la plateforme mais on ne retrouve pas son bulletin de paie du mois dernier. Ces situations reviennent souvent côté salarié, et elles tiennent rarement à une panne technique.
L’accès au coffre-fort numérique DeskRH dépend d’un enchaînement précis entre l’invitation envoyée par l’employeur via Silae Paie, l’adresse e-mail associée et le mode de connexion choisi. Comprendre ce mécanisme, c’est gagner du temps et éviter les allers-retours avec le service RH.
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Blocage de connexion DeskRH salarié : diagnostiquer la vraie cause
La plupart des tickets de connexion ouverts par des collaborateurs ne viennent pas de DeskRH lui-même. Le problème se situe en amont, au niveau de l’invitation ou de l’adresse e-mail enregistrée dans Silae Paie.
Deux parcours de connexion existent côté salarié : un compte natif DeskRH et une authentification via Microsoft (SSO). Ce choix change tout le diagnostic en cas de blocage.
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- Si on utilise un compte natif DeskRH, il faut d’abord vérifier que l’invitation a bien été reçue (y compris dans les spams) et que l’adresse e-mail saisie dans Silae correspond exactement à celle utilisée pour se connecter.
- Si on passe par Microsoft SSO, un échec de connexion peut venir de l’environnement Microsoft 365 de l’entreprise (Azure AD, annuaire) et non de DeskRH. Tester l’accès à Outlook web ou Teams permet de distinguer les deux cas, ce qui change l’interlocuteur à contacter : service informatique interne ou gestionnaire de paie.
- Dans les deux cas, une adresse e-mail modifiée côté RH sans mise à jour dans Silae crée un décalage silencieux. Le salarié tente de se connecter avec son adresse actuelle, mais le système attend l’ancienne.
Avant d’ouvrir un ticket, on gagne du temps en demandant directement à son gestionnaire de paie de vérifier le statut d’invitation et l’adresse associée dans Silae.
Droits d’accès aux documents RH sur DeskRH : ce que le salarié peut réellement consulter
DeskRH fonctionne comme un coffre-fort numérique. Côté salarié, l’espace donne accès aux documents déposés par l’employeur via Silae Paie : bulletins de paie dématérialisés, attestations employeur (AER), et dans certaines configurations, des contrats ou avenants soumis à signature électronique.
En revanche, tous les types de documents ne sont pas disponibles. Les AEM (attestations employeur mensuelles, utilisées notamment pour les intermittents) ne peuvent pas être déposées dans le coffre-fort salarié via le DeskRH standard. Seul un DeskRH admin permet cette action, et son activation passe par une contractualisation spécifique auprès de Silae.
Téléchargement et conservation des bulletins
Les bulletins déposés restent accessibles en téléchargement PDF. On peut les récupérer à tout moment, ce qui évite de stocker des versions papier. L’accès est disponible en permanence, y compris après un changement de poste au sein de la même entreprise, tant que le dossier Silae reste actif.
Un point mérite attention : si l’entreprise change de SIRET (déménagement, restructuration), le dépôt des bulletins peut être perturbé. Silae recommande de créer un second établissement avec le nouveau SIRET plutôt que de modifier l’existant, pour éviter de casser les organisations DeskRH déjà en place. Le salarié ne voit pas forcément ce changement, mais il peut constater un retard ou une absence de bulletin sur la période de transition.
Signature électronique et démarches depuis l’espace salarié DeskRH
Quand l’employeur envoie un document à signer (contrat, avenant, charte), il apparaît dans l’espace DeskRH du salarié avec une notification. La signature s’effectue directement en ligne, sans impression ni scan.
Concrètement, on reçoit un e-mail ou une notification dans l’interface, on ouvre le document, on le lit, et on signe. Le document signé est ensuite archivé dans le coffre-fort, consultable par les deux parties. La traçabilité de la signature est horodatée, ce qui lui donne une valeur probante en cas de litige.
Consentement à la dématérialisation
Un droit souvent méconnu : le salarié peut refuser la dématérialisation de ses bulletins de paie. L’employeur doit informer le collaborateur de ce passage au format numérique, et le salarié conserve la possibilité de demander un bulletin papier. Ce droit existe indépendamment de l’outil utilisé. Sur DeskRH, les retours varient sur ce point selon les entreprises, certaines le rappellent dans le mail d’invitation, d’autres non.
Protection des données personnelles sur DeskRH : droits RGPD du salarié
Le coffre-fort contient des données sensibles : état civil, rémunération, coordonnées bancaires via les bulletins. Le salarié dispose de droits précis encadrés par le RGPD.
- Le droit d’accès permet de demander à l’employeur quelles données personnelles sont traitées via DeskRH et dans quel but.
- Le droit de rectification s’applique si une information est erronée (adresse, situation familiale). La correction doit être faite dans le logiciel de paie, et elle se répercute sur les futurs documents déposés.
- Le droit à la portabilité permet de récupérer ses données dans un format exploitable, notamment en cas de départ de l’entreprise.
La CNIL rappelle que les outils de gestion du personnel doivent respecter le principe de minimisation : seules les données nécessaires à la gestion RH doivent être collectées et stockées. Si on constate la présence de documents ou d’informations sans lien avec la relation de travail, on est en droit de le signaler.
Départ de l’entreprise et accès DeskRH : ce qui se passe après la fin du contrat
La question revient souvent : que deviennent les documents stockés dans DeskRH quand on quitte l’entreprise ? Le coffre-fort numérique est lié au dossier salarié dans Silae. Après un départ, l’accès dépend de la politique de l’employeur et du paramétrage effectué par le gestionnaire de paie.
En pratique, il est recommandé de télécharger l’ensemble de ses bulletins et documents avant la fin du contrat. Une fois le dossier clôturé côté employeur, la récupération peut devenir compliquée, voire impossible sans intervention du gestionnaire.
Le solde de tout compte, le certificat de travail et l’attestation Pôle emploi sont des documents que l’employeur doit remettre au salarié. Leur dépôt dans DeskRH ne dispense pas l’employeur de cette obligation si le salarié n’y a plus accès.
Anticiper ce point évite les situations où l’on court après un ancien employeur pour récupérer un document archivé dans un espace auquel on n’a plus accès. La démarche tient en quelques minutes, mais elle doit être faite au bon moment.
